به نقل از «خبرگزاری آریا»

چگونه هنگام کار با اکسل در زمان صرفه جويي کنيم؟

تاریخ انتشار: ۲۳ بهمن ۱۳۹۶ | کد خبر: ۱۷۱۶۵۶۲۹

خبرگزاري آريا - اکسل مايکروسافت يک نرم افزار قدرتمند براي کارنامه ها و صفحات گسترده است. اگر از اين برنامه در خانه يا محل کار استفاده مي کنيد، مي توانيد با استفاده از ويژگي هايي کارهايتان را با سرعت بيشتري پيش ببريد، به برنامه هاي بعدي خود برسيد و در زماني که داريد صرفه جويي نماييد.
در مطلب پيش رو تصميم گرفتيم روي همين ويژگي ها دست بگذاريم.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

بنابراين اگر شما هم از جمله کساني هستيد که به وقت خود اهميت زيادي داده و کارهايتان را هم با نرم افزار اکسل انجام مي دهيد، روش هاي صرفه جويي زمان هنگام استفاده از اين برنامه را از دست ندهيد.
از تمپليت ها استفاده کنيد
تمپليت در واقع قالب از پيش ساخته شده اي است که با آن مي توان اسناد را سريع تر نوشت. مثلا مي خواهيد در نرم افزار ورد يک گزارش چند صفحه اي با الگو و فرمتي خاص بنويسيد، حالا جاي اينکه از تمپليت معمولي (همان صفحه خالي ورد) استفاده کنيد متن را در يک تمپليت شخصي سازي شده مي نويسيد.
در اکسل تمپليت ها در نوشتن تقويم ها، صورت حساب ها، تعيين بودجه ها، زمان بندي پروژه ها يا موارد ديگر کاربرد دارند و به دست آوردن شان هم به همان اندازه استفاده کردن شان ساده است. وب سايت خود مايکروسافت قالب هاي گوناگوني را براي برنامه ريزان، ردياب هاي هزينه ها، برگه هاي ثبت زمان يا تقويم ها ارائه مي دهد.
اگر هم تمپليت هايي با محوريت ترازنامه ها، ليست کارها يا بودجه مي خواهيد سايت Vertex42 نمونه هاي خوبي دارد. براي فرم هاي حضور، موجودي، صورت حساب ها و برگه هاي ورود نيز وب سايت Spreadsheet 123 مرجع خوبي به شمار مي رود.
ثابت نگه داشتن رديف ها و ستون هااگر يک صفحه گسترده طولاني با اطلاعات فراوان داريد احتمالا مجبوريد هر دفعه براي دسترسي به تمام محتويات، صفحه را به سمت پايين اسکرول کنيد. طبيعتا با اين کار ديگر سرفصل ها نمايش داده نمي شوند و براي ديدن آن ها اين بار بايد به بالا برويد. با اين وجود اگر رديف ها و ستون ها را ثابت بگذاريد، هر چه قدر هم به سمت پايين يا بالا حرکت کنيد باز هدرها را ميبينيد:
1 - براي اين کار ابتدا به تب View رفته و سپس Freeze Panes را انتخاب کنيد
2 - در منوي کشويي به نمايش در آمده يکي از گزينه هاي Freeze Top Row (براي ثابت نگه داشتن بالاترين رديف) يا Freeze First Column (ثابت نگه داشتن اولين ستون) را بزنيد. اگر هم خواستيد ستون و رديفي که خودتان مي خواهيد ثابت بماند کافيست روي Freeze Panes کليک نماييد

اکنون اگر به سمت چپ، بالا، پايين يا راست اسکرول کنيد ميبينيد که هدرها همچنان حضور دارند و مي توانيد آن ها را ببينيد. براي اينکه ستون ها و سطرها را از حالت ثابت در بياريد کافيست دوباره روي دستور Freeze Panes کليک کرده و در نهايت Unfreeze Panes را بزنيد.
البته در ورژن هاي قديمي اين پروسه کمي متفاوت است؛ براي اين منظور روي سلولي که سطر و ستون مشترک دارد و مي خواهيد ثابت شود کليک کرده و در نهايت Freeze Panes را انتخاب کنيد.
از Fill Handle کمک بگيريد
در مايکروسافت اکسل، Fill Handle ويژگي است که کاربر مي تواند يک سري عدد، تاريخ يا حتي متن را گسترش دهد. مثلا ليستي ساخته ايد که در سلول اول آن عدد 1 و در سلول بعدي 2 قرار دارد. حالا جاي اينکه سلول هاي پايين تر را با ارقام بعدي پر نماييد سلول اول و دوم را انتخاب کنيد، موس را به پايين سمت راست سلول دوم بياوريد و به پايين بکشيد.

اين ويژگي در تاريخ ها نيز کاربرد دارد. کافيست يک تاريخ بنويسيد و در نهايت همين کار را تکرار کنيد؛ مثلا 12/25/16 را وارد کرده و سلولش را به سمت پايين بکشيد تا روزهاي بعدي خود به خود در سلول ها به نمايش در بيايند. براي روزها، هفته ها، ماه ها و سال ها نيز مي توان از Fill Handle استفاده کرد.
ستون ها و رديف ها را انتقال دهيد
فرض کنيد صفحه گسترده اي داريد که هر کدام از ستون ها و سطرها (يا هر دو) داراي سرفصل هاي خودشان هستند و مي خواهيد سر فصل ها را جا به جا نماييد. يک راه ساده براي اعمال اين تغيير وجود دارد تا ديگر نيازي نباشد به صورت دستي دوباره آن ها را بنويسيد:
1 - سلول هايي ستوني که داراي سر فصل هستند را انتخاب کنيد
2 - اکنون راست کليک کرده و Copy را بزنيد يا در تب Home روي Copy کليک کنيد
3 - سلول سطر و ستوني که مي خواهيد محتوياتش جا به جا شود را برگزينيد
4 - راست کليک کرده و Paste Special را بزنيد يا در تب Home ابتدا Paste و سپس Paste Special را انتخاب کنيد
5 - در صفحه باز شده روي گزينه Transpose کليک کنيد و در نهايت OK را بزنيد
سريع تر از هميشه نمودارها را بسازيد
ويژگي نمودارها در اکسل يک ابزار فوق العاده براي نمايش داده ها به صورت بصري است و کاربر مي تواند از ميان انواع زيادي نمودار مثل خطي، ستوني، نواري هر کدام را که خواست انتخاب کند. يک راه خيلي ساده تر براي ساخت نمودار نيز وجود دارد:
1 - فرض کنيد سلول هايي وجود دارند که بعضي داراي Yes و ديگري No هستند، آن ها را برگزينيد
2 - در تب Insert روي Recommended Charts کليک نماييد. با اين کار اکسل داده هاي شما را گرفته و آن ها در يک نوع نمودار قرار مي دهد
3 - اگر از نوع نمودار خوش تان آمد، OK را بزنيد تا نمودار به صفحه گسترده اضافه شود

اين سريع ترين و ساده ترين راه براي ساختن نمودارها است و تنها يک دقيقه زمان مي برد. همچنين اگر از نمودار پيشنهادي برنامه راضي نبوديد، در همان مرحله سوم و پيش از کليک روي OK مي توانيد All Charts را انتخاب کرده و داده هايتان را با ديگر نمودارها را هم ببينيد.
با AutoSum کار کنيدبعضي ها شايد اين تصور را داشته باشند که کار با فرمول ها در اکسل زمان بر است، در صورتي که اينگونه نيست و حتي براي معادلات ساده خم استفاده از تابع هاي درون برنامه باعث خواهد شد تا کارتان را سريع تر پيش ببريد. اگر AutoSum را از برنامه پاک يا جا به جا نکرده باشيد، اين دکمه در نوار Home حضور دارد.
با اين ويژگي کارآمد خيلي از مهمترين فرمول ها تنها با يک کليک در اختيارتان است. مي توانيد گروهي از اعداد را با هم تقسيم کرده، از آن ها ميانگين بگيريد يا بين شان ماکسيموم و مينيمم را بيابيد؛ کافسيت عددهايي که مي خواهيد را انتخاب کنيد، روي پيکان دکمه AutoSum کليک نموده و سپس هر فرمولي که خواستيد را بزنيد.

به علاوه قابليت AutoSum، تب Formulas شامل گزينه هاي بيشتري است. در اين تب فرمول ها بر اساس گروه هاي مختلف درسي دسته بندي شده اند تا راحت تر به آن ها دسترسي داشته باشيد. مي توانيد از فرمول هاي اقتصاد، منطقي، رياضي، آمار يا مهندسي کمک بگيريد.
دکمه هاي ميان بر کيبورد را فراموش نکنيد
دکمه هاي ميان بر (Shortcut) هميشه گزينه خوبي براي صرفه جويي در زمان هستند و همانند بقيه برنامه هاي آفيس مايکروسافت، در اکسل نيز شورت کات هايي وجود دارد که دسترسي به بعضي محتويات را ساده تر مي کند:
F4 يا Fn + F4 = بعد از هر کاري که با سلول ها انجام داديد، اين دکمه ميان بر را زده و همان را در يک سلول ديگر تکرار کنيد تا دستوري که اجرا کرديد دوباره انجام شود. مثلا فرض کنيد رنگ پس زمينه يک سلول را زرد کرديد، حالا يک سلول ديگر را انتخاب نموده و F4 را بزنيد تا رنگ آن نيز زرد شود. اين دکمه ميان بر از تغييرات فرمت ها همانند فونت متن ها يا رنگ ها پشتيباني مي کند
Alt + H + E = حذف محتويات ، فرمت هاي متون و داده هاي چسبيده به سلول ها
Ctrl + W = بستن صفحه گسترده برنامه
Ctrl + O = باز کردن يک صفحه گسترده جديد
Ctrl + Shift + Colon = اضافه کردن زمان کنوني
Ctrl + Shift + Semicolon = افزودن تاريخ کنوني
Shift + Tab = حرکت به سلول قبلي
Ctrl + Home = رفتن به ابتداي صفحه
Ctrl + Page Down = رفتن به صفحه گستره بعدي
Ctrl + Page Up = رفتن به صفحه گسترده قبلي
در بخش آموزش ديجياتو بخوانيد:

منبع: خبرگزاری آریا

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.aryanews.com دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «خبرگزاری آریا» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۱۷۱۶۵۶۲۹ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

زمان اعلام نتایج اولیه کنکور ۱۴۰۳  

رییس سازمان سنجش گفت: نتیجه اولیه کنکور ۱۴۰۳ به صورت کارنامه نیمه مرداد ماه اعلام می شود و چند روز پس از فرایند آن انتخاب رشته آغاز می شود

به گزارش مهر، عبدالرسول پورعباس امروز ۶ اردیبهشت در حاشیه بازدید از حوزه امتحانی دانشگاه الزهرا در نوبت اول کنکور ۱۴۰۳ در جمع خبرنگاران اظهار داشت: آزمون سراسری به سلامت در کل کشور آغاز شده است و فقط در یکی از شهرهای استان سیستان و بلوچستان که سیل آمده ارتش جمهوری اسلامی با امکانات خود به کمک آمده و داوطلبان را جابه جا می‌کند.

وی درباره آزمون فرهنگیان خاطرنشان کرد: در هر پنج گروه آزمایشی علاوه بر دفترچه اختصاصی دروس مختلف دفترچه مختص پذیرش دانشجو معلم (فرهنگیان) نیز توزیع می‌شود و داوطلبان متقاضی پذیرش در دانشگاه فرهنگیان باید به سوالات آن دفترچه پاسخ دهند. تعداد ۶۶۰ هزار نفر در مجموع متقاضی آزمون اختصاصی فرهنگیان هستند.

پورعباس افزود: داوطلبان در این مقطع زمانی به دلیل اینکه در اردیبهشت ماه کنکور را برگزار کرده‌ایم از آمادگی بیشتری برخوردار هستند و از این آمادگی استفاده می‌کنند و در تیرماه نیز در آزمون شرکت می‌کنند. ضمن اینکه نمرات کنکور ۱۴۰۲ نیز همچنان معتبر است، بنابراین در مقطعی که باید انتخاب رشته صورت بگیرد، یا به انتخاب خود داوطلب و یا به انتخاب سازمان سنجش ۴ نمره برای داوطلبان قابل استفاده است.

رئیس سازمان سنجش درباره زمان اعلام نتیجه اولیه کنکور ۱۴۰۳ گفت: کارنامه اولیه کنکور ۱۴۰۳ نیمه مرداد ماه اعلام می‌شود و چند روز پس از فرایند آن انتخاب رشته آغاز می‌شود.